Rehber
Kurumsal Evrak Nasıl Düzenlenir? Antetli Kâğıt, Zarf, Cepli Dosya ve Bloknot
Kurumsal evrakta logo ve iletişim bilgisi her parçada aynı yerde durur, geri kalan alan içeriğe kalır. Antetli kâğıtta yazıcı uyumu, zarf türleri, cepli dosyanın açılımı, bloknot ve set tutarlılığı.
· 4 dk okuma · Mood Reklam
Kurumsal evrak; antetli kâğıt, zarf, cepli dosya ve bloknottan oluşan, işletmenin yazışma ve teklif sunumunda kullandığı basılı settir. Düzeni kurarken temel ilke şudur: logo ve iletişim bilgileri her parçada aynı yerde, aynı renkte ve aynı yazı tipiyle durmalı, geri kalan alan içeriğe bırakılmalıdır. Antetli kâğıdın asıl işi üzerine yazı yazılmasıdır; zarfın işi adresin okunması, dosyanın işi evrakı taşımasıdır. Süsleme bu işlerin önüne geçtiğinde evrak kullanışsız olur.
Antetli kâğıt
Antetli kâğıt A4 ölçüsündedir ve çoğu zaman ofis yazıcısından geçirilerek kullanılır. Bu, tasarımı ve kâğıdı doğrudan etkiler:
- Üst bölüm: Logo sol ya da sağ üst köşede, ölçülü boyda durur. Sayfanın üçte birini kaplayan bir logo, mektuba yer bırakmaz.
- Alt bölüm: Adres, telefon, e-posta ve web adresi ince bir satır ya da blok hâlinde alta yerleştirilir. Şirket unvanı ve yasal olarak bulunması gereken bilgiler için mali müşavirinizden ve ilgili kurumdan teyit alın.
- Yazı alanı: Ortadaki boşluk temiz kalmalıdır. Soluk bir filigran logo kullanılacaksa yazının okunmasını zorlaştırmayacak kadar açık tonda olmalıdır.
- Kenar boşlukları: Ofis yazıcıları kâğıdın kenarına kadar basamaz ve mektubun da kendi kenar boşlukları vardır. Antetteki öğeler ile yazı alanı birbirine girmeyecek biçimde planlanır.
Kâğıt olarak yazıcıdan sorunsuz geçen, kaplamasız kâğıtlar yaygındır. Kuşe gibi kaplamalı kâğıtlar mürekkep püskürtmeli yazıcıda mürekkebi emmez, kalemle imza atmayı da zorlaştırır. Çok kalın kâğıt yazıcıda sıkışabilir. Lazer yazıcı kâğıdı ısıtarak bastığı için antetin baskısının bu ısıya dayanması gerekir; hangi yazıcıyı kullandığınızı sipariş sırasında söyleyin.
Basılı antetliyle birlikte bir de dijital şablon isteyin. Yazı programında açılan, kenar boşlukları antete göre ayarlanmış bir şablon, mektubun her seferinde doğru yere oturmasını sağlar.
Zarf
| Zarf türü | İçine giren | Kullanım |
|---|---|---|
| Diplomat zarf | Üçe katlanmış A4 | Mektup, teklif yazısı, fatura |
| Pencereli diplomat | Üçe katlanmış A4; adres pencereden görünür | Toplu gönderim, fatura |
| Torba zarf (orta) | İkiye katlanmış A4 | Birkaç sayfalık evrak |
| Torba zarf (büyük) | Katlanmamış A4 | Sözleşme, katalog, dosya |
Zarfta logo ve gönderen adresi genellikle sol üst köşede ya da arka kapakta yer alır; zarfın önünde pul ve alıcı adresi için yeterli boş alan bırakılır. Pencereli zarf kullanacaksanız antetli kâğıtta alıcı adresinin yazılacağı yer, kâğıt katlandığında pencereye denk gelecek biçimde belirlenmelidir; bunu zarf ile antetli birlikte tasarlanırken çözmek gerekir. Koyu renkli zarflar şık durur, ancak üzerine adres yazmak için etiket gerekir.
Cepli dosya
Cepli dosya; teklif, sözleşme ve tanıtım evrakını bir arada sunmak için kullanılan, karton bir kapak ve iç tarafında evrakı tutan bir cepten oluşan dosyadır. Tasarımdan önce şunlara karar verin:
- İçine ne girecek? Birkaç sayfa mı, kalın bir katalog mu? İçerik kalınlaştıkça dosyaya sırt payı gerekir; sırtsız dosya şişer ve kapanmaz.
- Cep nerede olacak? Tek cep ya da iki cep; cep sağda, solda ya da iki tarafta olabilir. Cebin yüksekliği evrakın başlığını kapatmamalıdır.
- Kartvizit yeri: Cebe açılan küçük kesikler kartviziti tutar. Kesik ölçüsü kartvizit ölçünüze göre açılır.
- Kapak yüzeyi: Dosya elde taşınır ve çantaya girer; selofan kapağı sürtünmeye ve lekeye karşı korur. Mat selofan sade, parlak selofan canlı görünür.
Dosya, açık hâliyle tek bir büyük tabakadan kesilip katlanarak üretilir. Bu yüzden tasarım açılım çizimi üzerinde yapılır: ön kapak, arka kapak, cep ve yapışma payları aynı çizimde yer alır ve cep katlandığında ters dönmeyecek biçimde yerleştirilir. İç yüzün basılıp basılmayacağı da ayrı bir karardır.
Bloknot
Bloknot, üstünden ya da yanından tutkallanmış, yaprakları koparılabilen not kâğıdı destesidir. Toplantıda, bankoda ve müşteriye verilen notlarda kullanılır; iyi tasarlanmış bir bloknot müşterinin masasında kalan sessiz bir hatırlatmadır.
- Logo ve iletişim bilgisi küçük tutulur; yaprağın büyük bölümü yazıya ayrılır.
- Çizgili, kareli ya da noktalı zemin tercih edilecekse çizgiler çok açık tonda basılır.
- Arkasındaki sert karton, masada ve ayakta yazmayı kolaylaştırır.
- Ölçü kullanım yerine göre seçilir: masa üstü için büyük, cep ve banko için küçük boy.
Set olarak tutarlılık
Bu parçaları ayrı zamanlarda, ayrı yerlerde yaptırmak en sık yapılan hatadır: kurumsal rengin tonu her işte biraz kayar, logo birinde solda birinde ortada durur. Seti tek bir tasarım kuralına bağlamak için renklerin baskı değerleri ve yazı tipi önceden tanımlı olmalıdır. Bunlar kurumsal kimlik çalışmasının çıktısıdır; kimliğiniz tanımlı değilse evraktan önce onu netleştirmek gerekir. Logonun baskıya uygun dosyası için vektörel logo yazısına bakın.
Farklı kâğıtlar aynı rengi farklı gösterir: kaplamasız antetli kâğıtta renk, selofanlı dosya kapağındakinden daha mat ve bir ton koyu görünebilir. Bu doğal farkı azaltmak için renk seçimi kâğıt türleri bilinerek yapılır.
Neyi, ne zaman bastırmalı?
Her işletmenin dört parçaya birden ihtiyacı yoktur. Yazışması çoğunlukla e-postayla yürüyen bir işletmede dijital antet ve az sayıda basılı antetli yeter; yüz yüze teklif sunan bir işletmede ise cepli dosya en çok iş gören parçadır. Adres ya da telefon değişme olasılığı varsa bunu baskıdan önce söyleyin; değişecek bilgiyi taşıyan evrakı büyük adetlerde bastırmak sonradan atığa dönüşür.
Matbaa ürünleri kapsamında kurumsal evrak siparişi verirken hangi parçaları istediğinizi, kullandığınız yazıcı türünü, dosyaya girecek evrakın kalınlığını ve varsa mevcut logo dosyalarınızı iletin. Yeni açılan bir işletmeyseniz hangi basılı işin önce geldiğini açılış listesi yazısında sıraladık.
