İskenderun’da Yazılım Firması Seçmek: İşletmeye Özel Program Yaptırma Rehberi

İskenderun’da bir yazılım firmasına işletmenize özel program yaptırmadan önce yanıtlamanız gereken soru şudur: bugün defterle, Excel tablosuyla ve WhatsApp mesajlarıyla yürüyen işin hangi parçası aksıyor? Yazılım firmasını seçmek ikinci adımdır; ilk adım neyi çözmek istediğinizi tek cümleyle söyleyebilmektir. Bunu söyleyemeyen işletme, hangi firmayla çalışırsa çalışsın, ihtiyacından büyük ve kullanılmayan bir program alır.

Yazılabilen program türleri işletmeye özel yazılım sayfasında örnekleriyle yer alır. Hazır bir programın yetip yetmeyeceğini henüz değerlendirmediyseniz önce hazır program mı, özel yazılım mı yazısını okuyun; çoğu ihtiyaç için hazır program daha mantıklıdır.

Hangi işletmeler özel programa ihtiyaç duyar?

Liman, sanayi ve ticaretin bir arada olduğu İskenderun’da iş akışları birbirine benzemez. Özel program şu tür durumlarda gündeme gelir:

• Atölye ve imalathaneler: Alınan siparişin hangi aşamada olduğunu, kimde beklediğini ve ne zaman söz verildiğini tek ekranda görmek isteyenler.
• Servis ve saha ekipleri: Gün içinde birden çok adrese giden, iş emrini ve yapılan işi telefondan kaydetmek isteyen ekipler.
• Nakliye ve depo işleri: Limana ve sanayiye hizmet veren; giren çıkan malı, sevk edilen yükü ve teslim durumunu izlemek isteyen firmalar.
• Randevuyla çalışan işletmeler: Klinik, kuaför ve servis gibi, takvimi telefonla yönetmekte zorlanan yerler.
• Toptancı ve bayili firmalar: Bayinin kendi siparişini kendisinin girmesini isteyenler.

Önce iş akışını kâğıda dökün

Yazılımcıya anlatacağınız şey ekranlar değil, işin kendisidir. Görüşmeden önce şu soruları yazıyla yanıtlayın:

1. İş size nereden geliyor: telefon, mesaj, web sitesi, kapıdan?
2. İlk kaydı kim, nereye yapıyor?
3. İş teslim edilene kadar hangi aşamalardan geçiyor, her aşamada kim sorumlu?
4. En sık hangi bilgi kayboluyor ya da iki kez soruluyor?
5. Gün sonunda ya da ay sonunda hangi sayıyı görmek istiyorsunuz?
6. Programı kimler kullanacak, kim neyi görmeli, kim neyi görmemeli?

Kullandığınız defterin, tablonun ve formların birer örneğini yanınıza alın. Bunlar, anlatmayı unuttuğunuz ayrıntıları gösterir.

İskenderun’da yazılım firmasına sorulacak sorular

1. Kapsam yazılı mı? Hangi ekranların ve işlevlerin yapılacağı işe başlamadan önce yazıya dökülüyor mu?
2. Ekran taslağı görecek miyim? Kod yazılmadan önce taslak üzerinde anlaşmak, sonradan yapılan değişiklikleri azaltır.
3. Program parça parça mı teslim edilecek? Her aşamada deneyip düzeltme isteyebilmek, bitmiş bir programla karşılaşmaktan daha güvenlidir.
4. Veriler nerede duracak, kim erişecek? Yedekleme nasıl yapılıyor, verilerimi istediğimde dışa aktarabiliyor muyum?
5. Kaynak kod ve kullanım hakkı kimde? Firmayla yollar ayrılırsa program çalışmaya devam eder mi?
6. Yayından sonra ne olacak? Hata düzeltme, yeni istek ve bakım nasıl ele alınıyor?
7. Eski kayıtlarım aktarılacak mı? Tablolardaki müşteri ve stok bilgisi yeni programa taşınacak mı?

Bu soruları yakındaki bir firmaya da, başka bir şehirdeki firmaya da aynı biçimde sorun. Yanıtların yazılı olması, firmanın nerede olduğundan daha önemlidir.

Kapsamı küçük başlatın

En sık yapılan hata, ilk görüşmede işletmenin bütün işlerini kapsayan bir program istemektir. Kapsam büyüdükçe iş uzar, kullanıcılar alışamaz ve programın yarısı kullanılmaz. Daha sağlıklı yol, en çok aksayan tek süreçle başlamak ve o çalıştıktan sonra genişletmektir. Bu süreç bir atölyede sipariş takibi, bir servis firmasında iş emri, bir toptancıda bayi siparişi olabilir; İskenderun’daki işletmenizde en çok vakit kaybettiren hangisiyse oradan başlayın.

Yakın bir firmayla çalışmanın yararı ve sınırı

Yazılım uzaktan da geliştirilebilir; firmanın sizinle aynı şehirde olması şart değildir. Yakınlığın yararı başka bir yerdedir: İskenderun’daki bir yazılımcı atölyenizi, deponuzu ya da bankonuzu görür, işi yapan kişilerle konuşur ve programı kullanacak ekibe yerinde gösterir. İş akışının kâğıt üzerinde anlatılandan farklı yürüdüğü çoğu zaman ancak yerinde fark edilir. Firmayı değerlendirirken yakınlığa değil, yukarıdaki sorulara verdiği yanıtlara bakın.

Dikkat edilecek riskler

• Sözlü kapsam: Yazıya dökülmemiş bir istek, teslimde anlaşmazlığa dönüşür.
• Tek kişiye bağımlılık: Programı yalnızca bir kişi biliyorsa, o kişiye ulaşamadığınızda ne olacağını sorun.
• Dışa aktarılamayan veri: Kayıtlarınızı tablo olarak alamıyorsanız programa bağımlı kalırsınız.
• Kişisel veriler: Müşteri, hasta ya da çalışan bilgisi tutacaksanız kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerinizi ilgili kurumdan ya da hukuk danışmanınızdan teyit edin.
• Fatura ve muhasebe bağlantıları: Programın resmî belge düzenlemesi ya da muhasebeyle veri alışverişi yapması gerekiyorsa koşulları mali müşavirinize danışın.

Görüşmeye hazırlık

İş akışı notlarınız, kullandığınız tablo ve formların örnekleri, programı kullanacak kişilerin listesi ve çözmek istediğiniz tek cümlelik sorun ilk görüşme için yeterlidir. Müşterinin internetten randevu ya da teklif istemesini de düşünüyorsanız program, web sitesi ile birlikte planlanır; formdan gelen talep doğrudan programa düşer. Site tarafında firmaya sorulacakları web tasarım firması seçimi yazısında bulabilirsiniz. Mood Reklam web tabanlı, telefondan ve bilgisayardan kullanılan programlar yazar; ihtiyacınızı anlatmak için iletişim sayfasındaki numaradan arayabilir ya da İskenderun Bekbele’deki atölyeye uğrayabilirsiniz.