Hazır Program mı, İşletmeye Özel Yazılım mı? Karar Verirken Bakılacak Ölçütler

İşiniz çoğu işletmeyle aynı biçimde yürüyorsa hazır program doğru başlangıçtır; iş akışınız hazır programların kalıbına sığmıyor ve bu yüzden her gün tablolarla, kâğıtla ya da çift kayıtla uğraşıyorsanız özel yazılımı düşünme zamanı gelmiştir. Karar, yazılımın özellik listesine değil işinize bakılarak verilir: süreç ne kadar size özgü, veri kimde duruyor, kaç kişi kullanacak, bakımını kim üstlenecek, başka sistemlerle konuşması gerekiyor mu ve günün birinde ayrılmak isterseniz verinizi alabiliyor musunuz?

Kavramlar: hazır program, SaaS ve özel yazılım

• Hazır program: Çok sayıda işletmenin ortak ihtiyacı için geliştirilmiş, olduğu gibi kullanılan yazılımdır. Ön muhasebe, stok, randevu ve adisyon programları bu gruptadır.
• SaaS: Bir yazılım türü değil, sunum biçimidir. Yazılım bilgisayarınıza kurulmaz; internet üzerinden, tarayıcıdan ya da uygulamadan, çoğunlukla abonelikle kullanılır. Hazır programların önemli bir bölümü bugün bu biçimde sunulur.
• İşletmeye özel yazılım: Sizin iş akışınıza göre tasarlanıp geliştirilen yazılımdır. Web tabanlı kurulabilir, yani kullanım açısından SaaS gibi tarayıcıdan çalışır; farkı, ekranların ve kuralların sizin sürecinize göre yazılmasıdır.

Bu yüzden asıl soru “bulut mu, kurulum mu?” değil, “kalıba mı uyacağım, kalıbı mı yaptıracağım?” sorusudur.

Önce iş akışınızı yazın

Program aramaya başlamadan önce bir işin baştan sona nasıl ilerlediğini kâğıda dökün: sipariş ya da talep nasıl geliyor, kim kaydediyor, hangi aşamalardan geçiyor, kim onaylıyor, müşteriye ne zaman ne bildiriliyor, hangi belge çıkıyor. Ardından sorunlu noktaları işaretleyin: aynı bilginin iki yere yazıldığı, işin birinin aklında tutulduğu, bir tablonun elden ele dolaştığı yerler.

Bu belge iki işe yarar. Hazır bir programı denerken neye bakacağınızı gösterir; özel yazılım yaptıracaksanız geliştiriciye vereceğiniz ilk kaynak olur. Akışını yazamadığınız bir süreci hiçbir yazılım düzeltmez.

Karar ölçütleri

İş akışına uyum

Hazır programı gerçek bir işinizi baştan sona işleyerek sınayın. İşinizin büyük bölümünü karşılıyor ve kalan kısım için sürecinizi biraz değiştirmeniz yetiyorsa hazır program mantıklıdır; programın önerdiği akış çoğu zaman birçok işletmenin deneyimini taşır. Uymayan kısım işinizi rakiplerden ayıran çekirdekse, programa uymak için o farkı törpülemek ağır bir tavizdir.

Veri sahipliği ve taşınabilirlik

Müşteri kayıtlarınız, sipariş geçmişiniz ve belgeleriniz işletmenizin hafızasıdır. Hangi seçeneği değerlendirirseniz değerlendirin şunları sorun: Veri nerede tutuluyor? Tamamını istediğim zaman, yaygın bir dosya biçiminde dışa aktarabiliyor muyum? Aboneliği ya da anlaşmayı sonlandırırsam veriye ne oluyor? Yedekleri kim, ne sıklıkla alıyor? Özel yazılımda bunlara ek olarak kaynak kodun ve sunucu erişiminin kimde kalacağını yazılı olarak netleştirin. Kişisel veri işliyorsanız yükümlülüklerinizi ilgili kurumdan ya da hukuk danışmanınızdan teyit edin.

Kullanıcı sayısı ve yetkiler

Programı kaç kişinin, hangi rolle kullanacağını sayın: kasadaki çalışan, sahadaki ekip, muhasebeci, yönetici. Herkesin her şeyi görmesi gerekmez; kimin neyi görüp değiştirebileceğini belirleyebilmelisiniz. İkinci bir şube açtığınızda ya da ekip büyüdüğünde düzenin nasıl değişeceğini bugünden sorun.

Bakım, destek ve süreklilik

Hazır programda güncelleme ve güvenlik sağlayıcının işidir; buna karşılık bir özelliğin kaldırılmasına ya da ürünün yönünün değişmesine siz karar veremezsiniz. Özel yazılımda bakım bir anlaşma konusudur: hata düzeltme, güncelleme, yedekleme ve yeni istekler için kimin, hangi koşullarla sorumlu olduğu baştan yazılmalıdır. Yazılım tek bir kişiye bağlıysa o kişiye ulaşılamadığında ne olacağını da sorun.

Entegrasyon

Yazılımın konuşması gereken sistemleri listeleyin: muhasebe ve fatura, ödeme, kargo, web sitenizdeki form ya da sipariş ekranı, mesaj bildirimleri. Hazır programlarda hangi bağlantıların hazır olduğuna, özel yazılımda hangilerinin kapsamda olduğuna bakın. Birbiriyle konuşmayan iki sistem, aradaki işi yine bir insana yaptırır.

Hangi durumda hangisi?

• Hazır program yeterlidir: İhtiyaç yaygın ve standartsa, ekip küçükse ve süreç henüz oturmadıysa. Önce hazır bir araçla çalışmak, neye gerçekten ihtiyaç duyduğunuzu da öğretir.
• Özel yazılım gündeme gelir: Birden fazla programı ve tabloyu elle birbirine bağlıyorsanız, süreciniz sektörünüzün genelinden belirgin biçimde farklıysa ya da müşterinize kendi adınızla bir panel sunmak istiyorsanız.
• Ara yol: Standart işleri hazır programda bırakıp yalnızca size özgü kısmı özel yazılımla çözmek ve ikisini birbirine bağlamak çoğu zaman dengeli bir çözümdür.

Özel yazılımı küçük başlatın

Özel yazılım her şeyi tek seferde yapmaya çalıştığında uzar ve dağılır. En çok zaman kaybettiren tek bir süreci seçin, onun için çalışan sade bir sürüm isteyin, gerçek işlerle kullanın ve ardından genişletin. Kapsamı yazılı hâle getirin: hangi ekranlar, hangi roller, hangi raporlar, hangi bağlantılar. Kapsamda olmayanı da yazın.

Müşterilerinizin gördüğü taraf ile ekibinizin kullandığı panel aynı yerden beslenebilir: sitedeki formdan gelen talep doğrudan panele düşer, durum değiştiğinde müşteri bilgilendirilir. Bu yüzden web tasarım ile yazılım işini birlikte düşünmek mantıklıdır; sitenin kendi başına taşıması gerekenleri işletme web sitesinde olması gerekenler yazısında sıraladık.

Görüşmeye neyle gidilir?

İster hazır program satan bir firmayla ister bir geliştiriciyle konuşun, yanınızda şunlar olsun: yazıya dökülmüş iş akışınız, bugün kullandığınız tablo ve formlardan örnekler, kullanıcı sayısı ve rolleri, bağlanması gereken sistemlerin listesi ve “olmazsa olmaz” ile “olsa iyi olur” diye ayrılmış istekler. Mood Reklam işletmelere özel yazılım da geliştirir; özel yazılım sayfasında kapsamı görebilir, iş akışınızı anlatarak hazır bir programın mı yoksa özel bir çözümün mü daha uygun olduğunu birlikte değerlendirebilirsiniz.