Rehber
Fabrikada İş Takibi İçin Özel Yazılım: Üretim, Bakım ve Sevkiyat
İş emri, bakım ve sevkiyat kayıtları form, defter ve tablolara dağıldığında takip insanların hafızasına kalır. Özel yazılımın bu üç süreçte ne yaptığı, ne yapmadığı ve nereden başlanacağı.
· 4 dk okuma · Mood Reklam
“Bu iş emri şu an hangi tezgâhta?” sorusunun yanıtı için birinin sahaya inmesi gerekiyorsa, takip kâğıtta ve insanların hafızasında yürüyor demektir. Küçük ve orta ölçekli pek çok üretim tesisinde durum budur: iş emri bir formda, bakım kaydı bir defterde, sevkiyat planı bir tablo dosyasında, gerisi mesajlaşma gruplarında durur. İşletmeye özel yazılım, bu dağınık kayıtları tesisin kendi iş akışına göre kurulmuş, telefondan ve bilgisayardan açılan tek bir programda toplar.
Neler yapılabildiği işletmeye özel yazılım sayfasında anlatılıyor. Hazır bir programın yetip yetmeyeceğini hazır program mı, özel yazılım mı yazısındaki ölçütlerle değerlendirebilirsiniz. Bu yazı üretim, bakım ve sevkiyat takibine odaklanıyor.
Takibin kâğıtta kaldığını gösteren belirtiler
- Müşteri siparişinin durumunu sorduğunda yanıt vermek için birkaç kişiyi aramak gerekiyor.
- Aynı bilgi önce forma, sonra tabloya, sonra muhasebe programına ayrı ayrı yazılıyor.
- Tablo dosyasının birkaç sürümü dolaşıyor ve hangisinin güncel olduğu bilinmiyor.
- Bir makinenin en son ne zaman bakım gördüğünü yalnızca bir kişi biliyor.
- Sevkiyat günü, yüklenecek ürünün hazır olmadığı kapıda öğreniliyor.
Bunların hepsi aynı anda çözülmeye çalışılmaz. En çok can yakan tek bir süreci seçip oradan başlamak, hem daha hızlı sonuç verir hem de ekibin programa alışmasını kolaylaştırır.
Üç süreç, üç ayrı kayıt
| Süreç | Kayıt neyi izler? | Kim kullanır? |
|---|---|---|
| Üretim | İş emri, aşamalar, sorumlu, hedef tarih | Planlama, ustabaşı, satış |
| Bakım | Makine, arıza bildirimi, yapılan iş, sıradaki bakım | Bakım ekibi, operatör |
| Sevkiyat | Hazır ürün, araç, kapı, evrak durumu | Depo, sevkiyat, güvenlik |
Üretim: iş emri hangi aşamada?
İş emri açıldığında hangi aşamalardan geçeceği bellidir: kesim, kaynak, boya, montaj, kontrol gibi. Her aşama tamamlandığında sorumlusu telefondan ya da hat başındaki bilgisayardan işaretler. Planlama ekranında hangi işin nerede beklediği, hangisinin geciktiği görülür; satış ekibi müşteriye yanıt vermek için sahaya inmez.
Bakım: arıza ve planlı bakım
Her makinenin bir kaydı olur. Operatör arızayı telefondan bildirir, bakım ekibi yaptığı işi ve kullandığı parçayı aynı kayda yazar. Planlı bakımların tarihi yaklaştığında program hatırlatabilir. Makinenin üzerindeki bir karekod, telefonu doğrudan o makinenin kaydına götürebilir; etiketin nasıl seçileceğini makine ve ekipman etiketleri yazısında anlattık.
Sevkiyat: ne, hangi araçla, hangi kapıdan?
Sevke hazır ürünler, planlanan araç ve yükleme kapısı tek listede durur. Güvenlik görevlisi gelen aracın hangi kapıya gideceğini ekrandan görür; depo neyin yükleneceğini önceden bilir.
Bu programın yapmadığı şeyler
Beklentiyi doğru kurmak, işin en önemli adımıdır.
- Muhasebe programının yerine geçmez. Fatura ve resmî kayıtlar muhasebe programında kalır. İki program arasında veri aktarımının mümkün olup olmadığı, kullandığınız programın sunduğu olanaklara bağlıdır ve ayrıca değerlendirilir.
- Makineden kendiliğinden veri almaz. Sayaç, sensör ve kontrol sistemlerinden otomatik veri toplamak otomasyon tarafının işidir; burada anlatılan takip, insanların girdiği bilgiye dayanır.
- Kapsamlı bir kurumsal kaynak planlama sisteminin yerini tutmaz. Büyük ve çok birimli yapılarda ihtiyaç farklıdır.
- Düzensiz bir süreci düzeltmez. Sürecin adımları belli değilse önce kâğıt üzerinde netleştirilir.
Sahada kullanılabilir olmalı
Üretim alanındaki kullanıcı masada oturmaz. Ekranın ayakta ve birkaç dokunuşla kullanılabilmesi gerekir: büyük düğmeler, az alan, seçmeli listeler. Kullanıcı ne kadar az yazarsa veri o kadar düzenli girilir. Tesis içinde kablosuz ağın ya da mobil internetin çekmediği bölgeler varsa bunu baştan söyleyin; ekranın nereye konacağı ve kimin hangi cihazı kullanacağı buna göre planlanır. Hat başına asılan bir ekranda günün işleri gösterilebilir; basılı panoyla ekran arasındaki seçimi üretim alanında bilgi ve duyuru panoları yazısında tartıştık.
Yetki ve kayıt geçmişi
Herkes her şeyi görmek zorunda değildir. Operatör kendi işini, ustabaşı kendi bölümünü, yönetici bütün tesisi görür. Bir kaydı kimin, ne zaman değiştirdiği izlenebilir. Program web tabanlı olduğu için verinin nerede barındırılacağı, yedeğin nasıl alınacağı ve verinin kime ait olduğu sözleşme öncesinde konuşulmalıdır. Çalışan bilgisi gibi kişisel veriler işlenecekse yükümlülüklerinizi hukuk danışmanınızdan ya da ilgili kurumdan teyit edin.
Müşteriye ve siteye açılan kapı
Takip içeride oturduktan sonra dışarıya açılabilir: müşteriniz kendi siparişinin hangi aşamada olduğunu kendisine verilen girişle görebilir, web sitenizdeki teklif formundan gelen istek doğrudan iş listesine düşebilir. Bu adımlar ilk aşamada şart değildir; ancak ileride istenecekse baştan söylenmesi, yapının buna göre kurulmasını sağlar. Tanıtım sitesiyle programın sınırı web tasarım sayfasında ve sanayi firmasının web sitesinde olması gerekenler yazısında anlatılıyor.
Görüşmeden önce hazırlayın
- Bugün kullandığınız formların, defter sayfalarının ve tablo dosyalarının birer örneği.
- Seçtiğiniz sürecin adımları: iş nerede başlıyor, kimden kime geçiyor, nerede bitiyor.
- Programı kullanacak kişiler ve her birinin görmesi gereken bilgi.
- Sık sorulan ve yanıtı zor bulunan üç soru.
- Kullandığınız diğer programlar.
Mood Reklam, İskenderun Bekbele’deki atölyesinde tabela ve baskının yanında işletmelere özel web tabanlı programlar da geliştirir; görüşme tesiste, atölyede ya da telefonda yapılabilir. Yerel işletmeler için genel çerçeve İskenderun’da işletmeye özel yazılım yazısındadır.
